Reglur um samskiptum fyrirtækja í tölvupósti. Business Letter: sýnishorn. Hvernig á að senda e-mail

Undanfarin tíu ár, viðskipti bréfaskipti með tölvupósti hefur náð gríðarlegum vinsældum og varð einn af helstu aðferðir við fyrirtæki samskipti. Í dag er erfitt að finna mann sem væri í reynd mannleg samskipti myndu ekki nota tölvupóst. Þrátt fyrir þetta, margir fólk í dag eru að spá hvernig á að senda tölvupóst þannig að allar reglur hafi verið fylgt? Eins og með hjálp lögbærra bréfum mynda viðtakandinn góða far um sendanda?

Þessi grein lýsir reglur samskiptum fyrirtækja með tölvupósti, og hagnýt ráð sem veitt er í þessari grein til að hjálpa að læra rétta viðskipti samskipti í undirbúningi tölvupósta.

Margir byrja að vinna daginn bara til að athuga pósthólfið fyrir ný skeyti. En, því miður, þrátt fyrir algengi þessa aðferð við miðlun upplýsinga, margir vita ekki hvernig til almennilega nota tungumál samskiptum fyrirtækja, taka e-mail á óformlegum leið til að miðla.

Vegna hraða afhendingu tölvupóst hún auðveldar skipti á mikilvægum opinberum skjölum, myndum, forritum, en hér fólk gerir mistök þegar þú sendir tölvupóst. Mjög oft gerist það að í undirbúningi tölvupóstfang skiptum við öllum skrám viðtakanda hvaða ástæðum séu ekki fylgja ritgerðir og passa ekki í þemað, sem gæti flækt vinnu viðtakenda. Tilgangur þessarar greinar til að svara spurningunni: hvernig á að senda e-mail, og til að fylgjast með öllum reglum fyrirtækja skrifað samskipti með tölvupósti?

Í samantekt tölvupóst verður að fylla út alla reiti

Reglur um samskiptum fyrirtækja í tölvupósti krefjast sendanda til að fylla í alla reiti í tölvupósti, svo sem heimilisfang og nafn viðtakanda og sendanda. Það verður víst að vera lýst sem þema sem stuttlega lýsir kjarna bréf sent til. Mjög oft rétt lýst með þemað örlög bréf og hraða til að leysa vandamál sem settar eru fram þar. Viðskiptaþjónustu tölvupóst ætti að byrja með kveðju - þetta einfalda tjáningu virðingu fyrir viðtakanda er mjög mikilvægt fyrir öll bréfaskipti. Eftir kveðja ætti að vera fylgt eftir texta, sem er kallað "líkami af bréfinu," og að lokum fór undirskrift, til dæmis, "Bestu kveðjur, Brice Peter Ivanovich."

Kveðja í samskiptum fyrirtækja

Á þessari stundu sem við ættum frekar að skerpa áherslur, eins og bending um virðingu er mjög mikilvægt í hverjum þætti samskiptum fyrirtækja. Optimal kveðja setning er "Góðan daginn" eða "Hello". Viðskipti bréfaskipti með tölvupósti sendanda marka í notkun á orðasambandinu "Góðan dag" eða "Góðan daginn", sem viðtakandinn getur lesið bréfið löngu eftir móttöku hennar. Það er heldur ekki rétt til að nota í kveðju talmáli tjáning notuð í frjálslegur samtal.

Eftir velkomnir orð eða setningar ætti að gera til viðtakanda með nafni og patronymic, eins og ef nafn sendanda er vitað, þetta lið getur verið sleppt. Eftir móti ræðu geta hreyfa á til the framsetningu bréfi miða.

Viðhengi í samskiptum fyrirtækja í tölvupósti

Ef megintilgangur skrifa er ekki bara skrifað söguna og framsetningu viðfangsefninu, en einnig umsýslu skrárinnar, það er best að halda til að senda hluti í fyrsta sæti. Það gerist oft að margir flutningsaðilar, vegna hirðuleysis, gerð er grein fyrir kjarna spurningu í texta bréfsins, gleyma að hengja nauðsynlegar fjárfestingar. Þetta vanrækslu getur haft neikvæð áhrif á fyrirtæki orðspor fyrirtækisins sendanda.

E-mail ætti að vera auðþekkjanlegur og hnitmiðaðar

Viðskipti bréfaskipti eftir reglum e-mail krefjast sendanda að hafa þekkta e-mail nafn, sem verður að bera réttar upplýsingar um nafn sendandans. Mjög nákvæm og ekki líta kjánalega, opinber bréf og kærur, þegar rafræn netfang merktir óformlegar tjáning eða orð, td e-mail «limon_petya». Það lítur mjög undignified fyrir fullorðinn. Fyrir fyrirtæki bréfaskipti er betra að búa til sérstakt netfang og fylgjast siðir samskiptum fyrirtækja með tölvupósti.

Notkun fljótur virka Svara (svar) á svörun áður fengið bréf

Svara virka eða Response (í styttri mynd það lítur út eins :) Re hjálpar notandanum fljótleg leið til að bregðast við áður send til sendanda skeytisins. Þessi aðgerð hefur einnig alhliða forrit til að lesa fyrri samtal við mann á tilteknu efni. En reglur samskiptum fyrirtækja í tölvupósti krefjast sendanda að endurnefna efni af viðskiptum skriflega, ef tími bréfaskipti umræðu er breytt.

Áður en þú sendir viðskiptum bréf ætti að prófarkalestur fyrir stafsetningu og greinarmerkjasetningu

E-mail sem gerir það auðvelt að skiptast á upplýsingum, en fyrirtækið bréfaskipti ætti ekki að vanrækja reglur rússneska tungumál, sem viðurkenndi kærulaus mistök gætu haft áhrif á trúverðugleika sendanda. Áður en þú sendir tölvupóst, þú ættir að sjá texta nokkrum sinnum og vandlega athuga ofograficheskih og greinarmerki villur. Margir viðskiptavinir e-mail með Villuleitin, svo þú ættir að borga eftirtekt til orð undirstrikað í rauðu. Ef í vafa um rétta stafsetningu, ættir þú að leita hjálpar frá internetinu eða athuga stafsetningu með stafsetningu orðabók.

viðtakandi reit skal fylla í síðustu móti

Til að forðast að senda óunnið eða unedited stafina áfangastað heimilisfang fyrirtæki bréf ætti að vera lokið í Nick tíma áður en þú sendir. Þessi regla er einnig í grunnatriði samskiptum fyrirtækja með tölvupósti. Það gerist að þegar að fylla út reitina Áfangastaður e-mail til að bjóða upp á lista yfir áður notað af viðtakanda, það einnig ætti að skerpa áherslur sínar í því skyni að ranglega senda viðskiptum bréf samin af viðtakanda.

Uppbyggingu á fyrirtæki bréf

Texti uppbyggingu reglur gilda ekki aðeins á pappír heldur einnig reglum samskiptum fyrirtækja með tölvupósti. Það er ekki alltaf auðvelt að viðtakandinn lesa mikið magn af textaskilaboð á skjánum. Til að einfalda þetta atriði ætti að vera að brjóta textann að rökrétt myndast litlar málsgreinar og forðast Ritun Business Letters háþróuð texta tillögur. Ákjósanlegur lengd einni setningu í viðskiptum bréfi ætti ekki að vera meira en fimmtán orð.

Kjarni fyrirtæki bréfi skal veitt á kostum

Í viðbót við þetta þema í viðskiptum bréfi, viðtakandinn ætti áhugi og greinilega mótuð fyrst og seinni málslið líkamanum texta. Verkefni sendanda er til kynna í upphafi skrifa vandamál eða mál sem hann fjallar um viðtakanda. Í fyrstu setningunni, það ætti að vera tilnefnd tilgangi sem er send til fyrirtæki bréf. Sýni: "Við tilkynna þér að skilmálar ábyrgðar samkvæmt samningnum №45 á 02.01.2017," á að setja lausu efni "koma til enda. Að framlengja samning, ættir þú að senda annað pakka af skjölum. " Þökk sé tilnefnd miða viðtakanda er hægt að átta sig á helstu hugmyndir um fyrirtæki bréf. Ef bréf eru of stór texti, það er betra að nýta sér aðstöðu á festa fall af fjárfestingu í formi texta skjal, en með textasvæðið ætti að vera vinstri til meðfylgjandi ritgerð sem lýsir viðskiptum bréf. Sýni: "Ég ætla að senda þig til að kynna rafrænt afrit af bréfi" Mac-aðgerð ". Vinsamlegast tilkynnið ákvörðun þína um framlengingu samningsins №45 af 01.02.2017, "On setja lausu efni" í bréfi til frestur. "

Fyrir hvert fyrirtæki tölvupósta þarf að svara

Það eru neikvæð dæmi um samskiptum fyrirtækja, viðtakandi hunsar fyrirtæki bréf, af einhverjum ástæðum. Stundum getur það í raun verið tilvik þar sem svarið ekki hægt að gefa vegna ákveðnum aðstæðum, td hugtakið lausn á því vandamáli getur tekið nokkra daga eða viðtakandi er í hugsun og getur ekki strax svara spurningunni. Í þessu tilviki, stutt athugasemd um málið, til dæmis, "Halló, Peter Ivanovich skal. Ég hef fengið bréf, en í dag finnst erfitt að svara, vegna þess að ég þarf að ræða við yfirmenn. Ég mun tilkynna vandamálið til almennra stjórnandi hjá fyrirtækinu og mun gefa opinbert svar í lok vikunnar. Virðingarfyllst, Sölustjóri Belov Ivan Gennadevich. "

Það er þess virði að muna að ef ekkert svar er gefið innan þriggja virkra daga, sú staðreynd að þögn viðtakanda Business Letter má áætla vanrækslu eða synjun til að hafa samskipti við sendanda.

Við gerð svar bréf ætti að svara öllum spurningunum

Ef bréf er beint til viðtakanda skal efast um eðli, þegar semja bréfið ætti að veita svör við spurningum til forgangsröðun, sem er til staðar í textanum í rekstri bréf. Ef spurningar voru beðnir sendanda ráð fyrir að fá svör. Við gerð stafnum svör sem þú ættir ekki að vera tölusett, þú þarft bara að tjá hugsanir í röð. Til að svara öllum þessum spurningum, þú þarft fyrst að tilvísun til-lesa nokkrum sinnum borist fyrirtæki bréf, og ef of mörgum spurningum, það er best að skrifa þá sérstaklega að forðast vantar. Ef þú getur ekki veitt svar við sumum þessara spurninga, það er nauðsynlegt að benda á að á því augnabliki, fyrir hvað ástæðum, er ekki hægt að gefa svarið.

Ekki misnota skammstafanir, tilfinningalega hönnun og nýta

Það eru neikvæð dæmi um bréfaskipti fyrirtæki, þar sem það er þynnt sendendur með óformlegum merki í formi bros. Notkun þeirra er vinsæll á félagslegur net, en fyrirtækið bréfaskipti reglur velkominn ekki svo sýna tilfinningar, vegna þess viðtakandi er ekki að sanna gildi sitt og taka þá sem óskiljanlega honum sett af greinarmerki villur.

Það er einnig vert að gefa upp að skrifa texta í hástöfum. Á Netinu sett af orðum rituðum með hástöfum er kallað "hróp þýða" og svo setningar bera oft neikvæð litinn. Viðtakandi við lestur rafrænum viðskiptum bréf getur talist neikvæð letur sem verður skaðleg skynjun merkingu. Ef að fyrirtæki bréf er nauðsynlegt að leggja áherslu á mikilvægi þess að benda, að nýta betur inngangs setningar, til dæmis, "Vinsamlegast athugaðu að þú þarft að gefa pakka af skjölum um framlengingu samningsins eigi síðar en 10/02/2017 ár," eða "Vinsamlegast athugið að skjöl framlengingu samningsins skal fram áður 10.02.2017 ári. "

Það er ekki nauðsynlegt að senda viðkvæmar upplýsingar í tölvupósti

Til að senda persónulegar eða trúnaðarupplýsingar er betra að yfirgefa email reikningur, þar sem það er hætta á hlerun með tölvusnápur upplýsingar til að nota til eigin nota þeirra. Slíkar upplýsingar geta verið: símanúmer, lykilorð á kreditkort, persónuleg bankareikninga, osfrv Það er mikilvægt að muna að upplýsingar eru geymdar á netþjóni pósti umboðsmanni og í tilfelli af reiðhestur getur verið stolið ...

Í bréfinu verður endilega að vera undirskrift sendanda

Eins og fyrr, á hverjum sendi tölvupóst verður að innihalda concretized undirskrift. Oft pósthólfa verktaki kynnt undirskrift blokk, þar sem þú getur slegið inn gögn á stöðu, nafn og hafa samband símanúmer. Í kjölfarið eining sjálfkrafa birtist í lok hvers tölvupósti, sem mun einfalda vélritun. Það er mikilvægt að búa til undirskrift sem viðtakandinn var fær um að svara með bréfi rétta heimilisfang sendanda. Dæmi um undirskrift gæti litið svona út: "Með kveðju, yfirmaður sölu Petrov Nikolay Aleksandrovich, 79810000000."

Draga ályktanir, ætti það að vera tekið fram að til þess að skilja hvernig á að stunda viðskipti bréfaskipti með tölvupósti, það er ekki nauðsynlegt að þróa fleiri og flóknari þætti. Það ætti bara að halda sig við grundvallarreglur siðir og virða reglur rússneska tungumál.