Hvað er færslur stjórnun og skjalastjórnun?

Velgengni í viðskiptum veltur á réttri skipulagi hennar. Bæði stjórnendur og starfsmenn ættu að vera meðvitaðir um að slík pappírsvinnu. Hvað eru eiginleikar hennar, hvaða tegundir eru og hvaða reglum ætti að taka tillit til í skipulagi workflow?

Hvað er skjalastjórnun

Hvaða stofnun, óháð eignarhaldi og einkenni, skapar í viðskiptum ýmsar pappír. Það getur verið bæði pantanir og bókstafi og skýrslur. Öll þau tilheyra skipulagi og stjórnsýslu skjöl.

Skrifstofa vinnu - starfsemi til að búa til skjöl stofnunarinnar, flutt af ákveðnum reglum og kröfum. Oftast í fyrirtækjum úthluta hollur starfsfólk atvinnu í þessum geira. Í litlum fyrirtækjum leysir aðgerð er hægt að setja á nánast hvaða starfsmaður.

Ef þú skilur kjarnann í hugtökum (hvað pappírsvinnu), verður það ljóst að uppruna orðsins. Þetta umfram allt, að upptaka á efni burðarefni opinberum upplýsingum. Á meðan á þessu ferli skapar skipulagi og stjórnsýslu skjöl, sem síðar byrja ákveðnar aðgerðir.

Hugtakið "presta" birtist í langan tíma, en aðeins í miðri síðustu öld, opinberlega tók móta, sem fastur er í reglum á ríkið stigi.

Skrifstofu stjórnun og skjal stjórnun - hvað er það?

Samtökin geta ekki til óháð lögum. Það er alltaf færslur stjórnun og skjal stjórnun. Hvað er það, sem lögun af the pappír flytja, hvernig á að raða þeim? Þessi mál eru leyst af sérfræðingum: ritarar, skjalastjóra, starfsmenn starfsfólk deildarinnar.

Viðskipti bréfaskipti felur ákveða upplýsingar á áþreifanlegum miðli, the sköpun af a pappír eða rafrænu hljóðfæri. Á grunni þess er byggt workflow skipulag - hreyfing röð eða bréf frá stofnun þess til framkvæmd og senda skjalasafn eða eyðileggingu.

Sem á stað skjölum með tilliti til starfsmanna og stjórnenda stofnunarinnar skjal er skipt í ytri og innri. Frá upptökum mun ráðast á leið fram á skipunum, bréf.

Innri skjal skipulag felur í sér eftirfarandi skref:

• stofnun verkefnisskjalinu;
• samhæfing;
• drög skjal Undirritun, setja niður dagsetningu og skráningarnúmer; frá því augnabliki sem skráning er talin opinberlega birt og samþykkt til framkvæmdar;
• að koma gerendur og eftirlit;
• framkvæmd fyrirmæla;
• skráning á framkvæmd skjöl til geymslu, eftir tímasetningu og nauðsyn;
• eyðingu skjala í viðskiptum við útrunnið eða hanna þá fyrir geymslu.

Stigum ytri skjal í heild eru svipuð, en það eru nokkur munur:

• Skjöl veitt til félagsins utan frá. Þessi grein getur verið foreldri og barn, útibú, reglugerðir frá yfirvöldum opinberum yfirvöldum, dómsúrskurði bréfum frá borgara.
• Allir fengu að skipuleggja viðskipti skjöl sem krafist er til að gangast skráning aðferð. Það staðfestir að þau eru tekin undir stjórn.
• Næsta skref er að vinna með skjal, kynningu eða kröfur um árangur.
• Ef nauðsyn krefur, formleg viðbrögð er gert.
• Síðasti áfanginn - teikna á lengri eða geymslu geymslu, og að lokum eyðileggingu.

Að auki, með tilliti til stjórnunar stofnunarinnar eru eftirfarandi gerðir af skjalinu:

• upp - frá þrælnum yfirmönnunum (skýringar);
• niður - frá stjórnendum til starfsmanna (pantanir);
• lárétt - milli jöfnum stöðu (Post, samskiptareglum).

Öll stig skjalinu er á hreyfingu eru skráð í sérstökum tímaritum. Þeir geta gert í nokkrum mismunandi vegu:

• skrár yfir hreyfingu skjölum;
• kort skjöl;
• rafrænt skjal er algengust í miklum meirihluta stofnana.

Lögun af dómstólum

Margir furða hvað lagalega pappírsvinnu, og hvernig það er frábrugðið heildinni. Dómsmál - það er aðeins öðruvísi sett af skjölum og efni sönnunargögn. Rétt geymsla og hreyfing veitir gagnsæi réttarkerfinu. Trial presta, ólíkt skipulagi má valfrjáls. Það er gerð af viðurkenndum aðila og er stranglega stjórnað. Fyrir hann, reglur og vel skilgreind öll þau skref upp á eyðileggingu.

aðgerðir framkvæmdastjóra

Flestir starfsmenn fyrirtækisins mjög óljósar hugmyndir um hvað pappírsvinnu og pappírsvinnu. Af þessum sömu framkvæmdastjóra - atvinnustarfsemi.

Skrifstofa fyrirtæki framkvæma helstu aðgerðir skjal stjórnun. Lögun og aðgerðir vinnuskipulag met gæsla þjónustustarfsemi er skipt í þessar tegundir:

• Miðlæg - öll ritarar eru í sömu deild og efni höfðingi presta starfsmaður eða Senior framkvæmdastjóra.
• Sjálfstætt - Ritarar og starfsmenn sem sinna skyldum sínum, breiða yfir hluta af skipulagi og háð mismunandi yfirmanna.
• Blandað - það er algengust í stórum stofnunum.

Features skjal félagið verður beint ráðast á hvaða formi skrifstofu samþykkt.

Kennsla á skrifstofu vinnu

Óháð stærð og formi eignarhalds, í hvaða stofnun verður að vera staðla athöfn stjórna hreyfingu skjala. Hvað er kennsla á skjalastjórn, og hvernig á að gera? Þetta mál er varða ekki aðeins til ritara en einnig meðal leiðtoga.

Kennsla á skrifstofu vinnu - þetta er innri reglugerð stofnunarinnar samþykkt af röð eða kennsla handbók, ævarandi aðgerð. Það skrifuð út öllum stigum yfirferð skjalinu, eru listar yfir innlegg, sem hafa undirskrift getur auðkennt opinber skjöl, afhenti hönnun sýni, blanks og form.

Vistun gagna

Í litlum stofnunum með lágt skjal (minna en 200 á ári) er engin spurning að þetta skráningu. Allt er ákveðið þvingar starfsmenn sjálfir eða jafnvel höfuð.

Ef skýrsluhald kvaðir eru ekki beint starfsmanni og eru ekki skrifuð út í ráðningarsamningi hans, það er nauðsynlegt að gefa út úrskurð um að fela aðgerðir sínar. Þetta skjal ætti smáatriði til að mála fleiri skyldur, ábyrgð og bætur.

Features starfsfólk færslur

Ef þinn organization rekur einn starfsmaður, ganga úr skugga um að þú verður að búa til atvinnu skjöl. Spurningin um hvað HR útvistun, er sérstaklega mikilvægt fyrir fyrirtæki með lítinn fjölda starfsmanna.

HR Útvistun - er að tryggja hreyfingu tiltekinna skjala sem tengjast ráðningu starfsmanna. Venjulega, þessar skyldur framkvæmt af sérstökum einingu - Starfsmannafélags. hlutverk þeirra ma móttaka, vinnsla og geymsla HR skjöl. Þ.mt vinnslu persónuupplýsinga sem eru trúnaðarmál.

Starfslið pappírsvinnu yfirleitt fram sérstaklega frá almennri samræmi við reglur um persónuvernd og geymslu lögun.

hagræðingu skrifstofu

Þrátt fyrir hraðri þróun stafrænnar tækni, mörg samtök erfitt að hagræða workflow. Áfram að leiða gamaldags pappír bréfaskipti og stunda reglulega logs.

Þetta er vegna þess að tveir þættir:

• andstöðu við starfsmenn nýsköpun framtak;
• skortur á fjármálum.

Stjórnendur ættu að muna að workflow hagræðingu með verulegum fjárfestingum gefur veruleg efnahagsleg áhrif.