Tegundir nafnakerfi málefnum, lögun þeirra og tilgang

Samtök árangursríka stjórnun skjal í fyrirtækinu er ómögulegt án sköpunar viðeigandi skilyrði fyrir henni. или на бумажных носителях. Einn af þeim virkar eins og flokkunarkerfi mála í rafrænu formi eða á pappír. Ef sérfræðingur, sem starfsemi eru tengd með þeim gögnum, spyrja: "Hverjir eru gerðir af flokkunarkerfi mála", - það verður nákvæmlega kalla þá. Sú staðreynd að slík starfsmanni er skylt að þekkja flokkun fljótt átta sig á array gögnum.

Umfang tilvika: hugtak, tegundir, efni, gildi

Áður lýsa röð sköpun, skilja hugtök. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Tegundir tilvikum flokkunarkerfinu eru flokkar þróuð á þann formi kerfisbundna lista yfir nöfn fléttur skjölum sem verða til í fyrirtækinu á starfsemi sinni, sem bendir til geymslu tímabil. Þau eru nauðsynleg til að hraða leit að nauðsynlegum aðgerðum. hraða viðskipta fer á svið á gæðum. Listar eru notuð til að dreifa og hópur virkar framkvæmda í möppunni, örugg verðtryggingar komið varðveisla tímabil. Þau veita tilvísunarskrá sköpun og þjóna sem uppspretta upplýsinga bókhald. , как типовая, примерная, индивидуальная. Í reynd, þessar tegundir af flokkunarkerfinu nota virkar eins og dæmigerður, fyrirmyndar einstaklingur. Félagið er skylt að sjálfstætt þróa lista teknu tilliti til sérstöðu starfsemi þeirra.

kröfur

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. Í ljósi fjölda tegundum tilvika, einkenni þeirra og tilgang, reglugerðir skilgreinir reglur sem notaðar eru gerð þeirra. segir á myndun listum:

1. Virða einingu aðferðir bókhald, lýsa, skipuleggja, leita og geyma skjöl.
2. Nota flokkun. Það veitir breytingum, leiðréttingar og viðbætur við viðeigandi köflum listanna.
3. Stöðugleikakerfi stuðla.

almenn einkenni

, указанные выше. Við skulum skoða stuttlega tilgang og úrval af tegundum tilvika sem nefnd eru hér að ofan. Einstök listar eru þróaðar fyrir ákveðna stofnun. Þeir endurspegla gögn notuð til daglegrar sínu starfi. Í sama iðnaði tilhneigingu til að taka fyrirtæki sem nota sömu gerð af athöfnum. номенклатуры дел. Fyrir sameiningu þeirra og hópa með staðlaða nafnakerfi og um e Affairs. Hið síðarnefnda hefur meðmæli. дел являются обязательными. Dæmigert tegundir mála flokkunarkerfi eru nauðsynlegur. Þeir eru venjulega sett upp með samræmdu vísitölunni fyrirtækja um allan iðnaðinn (kerfi). Dæmigerður og fyrirmyndar tegundaheiti saman foreldri stofnanir. Þeir þjóna sem grundvöllur fyrir myndun einstakra skráningar fyrir tilteknar fyrirtæki. Þeir, aftur á móti, með samkomulagi við hærri mannvirki. находятся в ведении квалифицированных специалистов. Tegundir nafnakerfi málefnum og hönnun þeirra eru rekin af hæfu fagfólki. Þau eru dregist að skrá og skipulag vinnu með þeim. Myndast tegundaheiti ætti að vera samræmd með skrifstofu og skjalasafn fyrirtæki.

mikilvægur þáttur

Flokkunarkerfi mála að vera til staðar á hverjum fyrirtæki, óháð tilvist staðals eða úttekt. Um skipulag er talið ákjósanlegur þróun samstæðu skjalinu. подразделений. Það felur í sér allar tegundir af flokkunarkerfi málefnum deilda. Heildarskrá yfir samið við viðeigandi skjalasafn. Eftir samþykki hennar, leiðtogi í uppbyggingu einingar flutt útskrift köflum til notkunar í starfi sínu.

The sérstakur af efnablöndunni

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. Fyrir starfsmenn, þróa gátlista, það er mikilvægt að vita ekki bara hvað eru mismunandi gerðir af flokkunarkerfi mála, en einnig samsetningu, fjölda skjala sem notuð eru í fyrirtækinu. Í starfsemi sinni nota sérfræðingar stöðu stofnunarinnar, núverandi og lista á síðasta ári athafna, mönnun, flokkun, birgðum, tilvísunarskrá og svo framvegis. Flokkunin flokkunarkerfi Áætlunin fer fyrst og fremst á uppbyggingu fyrirtækisins. Töluverð mikilvægi og aðgerðir sem gerir sér grein fyrir skipulagi. Í þessu sambandi, eins og flokkun flokkar geta virkað sem innri deildir og stjórnun verkefna.

skjal tegundir

Bilið tilfellum ætti að innihalda allar aðgerðir sem endurspegla starfsemi félagsins. Skjöl sem eru notuð af opinberum samtökum eru í listanum yfir stofnanir sem þær voru búnar. Í nafnaskránni getur verið til staðar og óunnið fyrirtæki sem kom frá þriðja aðila fyrirtæki til lausna, tilvísunarskrá. Ekki á listanum yfir rit. Má þar ma fela ákvarðanir söfn, bulletins, handbækur, tilvísun tímarita, bæklinga, skilti og svo framvegis. Innihalda ekki fjölda stafróf og önnur tengd efni, sem endurspegla ekki helstu áttir stofnunarinnar.

Almenn röð

списка разделов и подразделов классификационной схемы. Textinn á flokkunarkerfi tilvikum í formi lista köflum og undirkafla um flokkun kerfi. Á sama tíma eru tilgreind haus flóknum skjölum. Nauðsynlegar upplýsingar frá þeim gögnum er skráð í formi yfirlýsingar. Eftir það eru þær notaðar í myndun verkefnisins lið. Listinn getur birst í formi töflu. Til dæmis:

Í flokkunarkerfi mála í CORRECTIONAL skólann gerð 8

Ákvarða tungumál fyrir skjátexta

Það er framkvæmt í samræmi við settum reglum. Einkum þeir ættu:

1. Í almennri formi endurspegla efni málsins, samsetningu skjala sem eru sett í það, tegunda og hagnýtur aukabúnað.
2. Hafa bindieiginleika þætti raðað f skýra röð:

• Heiti tegund eða undirtegund. Þetta kann að vera samskiptahóp þig inn, pantanir, samskiptareglur, og svo framvegis.
• Heiti samtök / uppbyggingu einingu. Þar skulu koma fram upplýsingar um framkvæmdaraðila / höfundur skjalsins.
• Heiti félagsins, sem verður beint til eða frá sem það er ætlast til að fá athafna sem eru sett í málinu.
• Stutt lýsing á gögnum.
• Nafnið á svæðinu, sem er í tengslum við efni athafna.
• Tímabil (dagsetning), sem skjölin eru sett í málinu. Það veitir einnig upplýsingar um framboð á eintökum.

Virkar á einu máli

Við mótun titla tilvikum þar sem það eru svo blöð, ef þeir gera sér ekki framkvæmd röð, þá hugtakið "skjöl", og í lok (í sviga) gefa til kynna helstu tegundir þeirra. Þetta kann að vera að skýrslur, áætlanir o.fl. Samsetningin getur til dæmis verið eins og hér segir :. "Skjöl á námskeiðum á skjalasafni í fyrirtækinu (listi af ráðlögðum kennslu rit, lista)."

bréfaskipti

Fyrirsagnir tilfelli þar sem það er að finna, eru viðeigandi tíma. Á eftir orðinu "bréfaskipti" benda á hvað mál og frá hverjum það var gerð. Í titlinum tilvikum þar sem það eru bréf einsleit samskiptaaðilar, er nöfn þeirra ekki gefin. Þess í stað, benda þeir sameiginlegt tegundir. Orðalagið, til dæmis, getur verið þetta: "Bréfaskipti við greinum á árlegri skýrslugjöf stofnunarinnar og áætlanagerð." Ef það eru stafir í ólíkum samskiptaaðilar, eru þeir heldur ekki á listanum. Í þessu tilviki, tilgreina aðeins efni samskipta. Til dæmis: ". Correspondence á málum er varða aðlögun starfsfólks" Nafn tiltekins fulltrúa kynna þegar í raun aðeins innihalda bókstafi til hans og frá honum.

Skjöl er varða tiltekna umdæmi

Ef hlutir eru mynduð úr slíkum aðgerðum, eru titlar tilgreindum nöfn samsvarandi stjórnsýslu-landhelgi einingar. Það ætti að taka tillit til fjölda blæbrigði:

1. Ef efni mengi skjölum inniheldur nokkrar einsleit svæði eru sérstakar nöfn þeirra ekki skráð. Í þessu tilviki, í ljósi heildar líkan nafn sitt. Orðalagið gæti verið: "Skjöl á skipulag samspili Forstöðumenn varnarmálaráðherra til að berjast gegn hryðjuverkum."
2. Ef efnið tengist einni af stjórn-svæðisbundin eining, nafn hans fram í hausnum.

Til viðbótar

Í fyrirsögn tilvikum, sem mun fela í sér áætlanagerð skjöl / staðhæfingar fela í sér upplýsingar um tímabil sem þær eru úr. Þetta gæti verið fjórðungur eða ár, hálft ár. Fyrirsagnir tilvikum notaðar til að draga einsleitt skjöl, síðasta nafnið er ætlað í fleirtölu. Til dæmis: "Pantanir á eflingu starfsmanna stofnunarinnar."

búa til bindi

Í þeim tilvikum þar sem það er gert ráð fyrir að það verði mynduð af nokkrum hlutum (til dæmis með umtalsvert magn af gögnum), fyrst mótað sameiginlega haus, og þá (ef þörf krefur) - nafn á hlutum sínum. Síðasti gerðar uppfærslu virka. Til dæmis: "Minnir um 2015", "Volume 1. Minnir fyrir 1. hluta árs 2015". Í tengslum við myndun og úthreinsun fléttur haus getur verið skilgreindur skjöl. Á sama tíma sem það bannað skráningu í þeim straumlínulagað, ósértæka orðalagi. Einkum er það ekki heimilt að nota slík orð eins og "öðruvísi", "almenn samskipti" og svo framvegis. Það er mælt með því að forðast að nota flókið beygjum og inngangs orðum.

hagræðingu

Það er hægt að gera á tvo vegu:

1. Á myndun flokkunarkerfi öllu skipulagi til the toppur af the listi þola fyrirsagnir á fyrirtæki, þar á meðal skipulagi og stjórnsýslu athafna. Næst í réttri röð eftir mikilvægi þeirra til að gefa upp nöfn hinna flokkum (samningsbundnum, áætlanagerð og skýrslugerð, osfrv). Samstæða tilvika í skipting uppbyggingu, svo og framsal af síðustu nöfn skal byggjast á sérstökum og hagnýtur gerðum tengsl innan þeirra.
2. Í myndun samstæðu lista yfir nöfn köflum mun starfa nöfn beint deildir á grundvelli sem það er gert flokkunarkerfum. Nöfn eru raðað í samræmi við mönnun.

Skilgreining á hugtökum

Pre-setja tíma er nauðsynlegt til að tryggja skipulag reglulegu eftirliti með framkvæmd þeirra, tímabær aðlögun geymslu ham. Til dæmis, the tími getur verið frá tímabundinni til varanleg, ef það eru ástæður fyrir þessu. Tilskilins frests skal vera í samræmi við gögn líkan (departments) lista yfir skjöl sem eru búnar á rekstri fyrirtækisins. Ef slík skrá er ekki í boði að nota áætlaða / dæmigerður flokkunarkerfi. Ákvörðun varðveisla tímabil er einnig hægt að fara fram í samvinnu við lögbær yfirvöld Federal Archives.

Úthlutun Vísitölur

Það er framkvæmt fyrir rekstur og villulaus auðkenningu mála og skjala innifalinn í þeim. Index táknar tákn mynduð með arabískum tölustöfum. Það getur falið í sér Code Division með því að bæta við raðnúmeri málsins (með bandstrik). Til dæmis er bókhald deild er úthlutað innanlands 05. Sem skjal, opnun kafla árlegum talsmenn skýrslu. Í samræmi við það, málið inniheldur athöfn, sem hluti af samstæðu listanum er vísitala 05-01.