Umfang tilvika. Röð myndun

Öll skjöl eftir framkvæmd þeirra skal flokka í málinu. Hugtakið "viðskipti" í samræmi við GOST 51141-98 er að skilja eitt skjal eða setja af skjölum, sem varða tiltekna átt stofnunarinnar og sett í möppu undir sérstakri hlíf. Fyrir rétta myndun, geymslu og skráningu mála í hverri stofnun skal árlega (að teknu tilliti til breytinga á ytri og innri umhverfi) hluti tegundaheiti Affairs, sem er nauðsynlegt fyrir a fljótur leita af skjölum.

Þegar mynda málefnum allra eininga skal taka mið af þeim kröfum sem eitt ríki kerfi skráningu. Helstu ákvæði eru sett fram í GOST 51141-98, helstu skjöl skjalasafni Department of rússnesku ríkisstjórnarinnar, skjalasafn viðmiðunarreglur líkama, listar yfir heimildarmynd efni. Það er mikilvægt að fara eftir skilmálum geymslu skjala og skráa. Ef stofnun með flókna uppbyggingu og mörgum hlutverkum í hverri deild og yfir skipulag beittu samræmdum reglum um að skipuleggja skjöl, myndun og flokkun tilvikum. Því Flokkunarkerfi Affairs Department starfsfólk, gæði þjónustu, önnur burðarvirki eining eða skipulag ætti að myndast með tilliti kröfur staðla skjöl.

Á fyrsta skrefið er að bera kennsl á vandamál og flokka skjöl, sem verður að innihalda Flokkunarkerfi eining eða stofnun tilvikum. Við ættum að halda áfram af þörf til að ná allt magn af gögnum hvernig á að búa til og fá. Þegar þú sérð nýjar spurningar sem ekki er fjallað um flokkunarkerfi, það er nauðsynlegt að gera viðbætur. Form Affairs tegundaheiti ætti að leyfa tímabær uppfærsla það. Þess vegna, þegar flokkun Affairs skal veita möguleika nýrra Vísitölur og allir skipta áður úthlutað vísitölur þegar myndast tilvikum. Passing ólokið fyrirtæki fara yfir á næsta ár á bilinu varðveislu upprunalega númerið.

Heiti hvers tilfelli verður að vera skýr og fullkomlega upplýst samsetningu málsins og innihald skjala sem eru settar í þessari möppu. Á möppu skal tilgreint vísitölu og geymsluþol málsins. Styrking tilvika fer fram á grundvelli nafnvirði, til dæmis, pantanir, samskiptareglum leiðbeiningar og svo framvegis. Tilvikum er hægt að stilla í smáatriðum, til dæmis, samskipti við ákveðinn blaðamaður, bréfaskipti um framboð af hráefni, bréfaskipti við fréttamenn, ásamt á svæðisbundna grunni, og svo framvegis.

Þegar hópar skjöl ættu að borga eftirtekt til the skilmálum geymslu þeirra. Ekki er hægt að sameina í einu tilviki skjöl tímabundið og varanlega geymslu eða mismunandi tímabilum geymslu. Það er ekki leyfilegt að fela í drögum samningur, óviðkomandi skjölum eða afrit valkostur margfaldast. Í myndun mála ætti að vera merkt í viðurvist allra skjal undirskriftum og rétta úthreinsun.

Flokkun Affairs og forgangsröðun skal í röð eftir mikilvægi. Fyrsti lýsir mikilvægustu skjölin (pantanir, reglugerðum eða öðrum stjórn- skjöl). Flokkunarkerfi mála ætti að innihalda Vísitölur og fyrirsagnir mála, skilmála og skilyrði geymslu, til þess brottflutning. Bilið á undantekningartilvikum með staðfestu þess í skipulagi og samið við yfirmann ríkisins Archive á svæðinu. Í lok árs í flokkun út endanlega met sýnir fjölda tilvika sem voru opnuð á árinu í hverjum flokki. Umsóknar tilvikum varanlega geymslu eða förgunar tímabundnum tilvikum geymslu (á gjalddaga) fer fram í samræmi við staðfest með fræðslu um skrifstofu vinnu við stofnun hægri.