Office Manager - hver er það? Skyldur skrifstofustjóri

"Svif", "managery" - allt þetta unflattering skilgreiningar eiga við starfi skrifstofu starfsmanna. En það er gagnslaus konar vinnu? Office Manager - hver er það? Hvað er umfang starfa hans?

Office Manager - hver er það?

Skrifstofustjóri starfsgrein er oft ruglað saman við framkvæmdastjóra starfsgrein. En munurinn á milli þessara tveggja starfsgreina enn þar. Þannig skrifstofustjóri - hver er það?

Framkvæmdastjóri skrifstofu svæði er umsjónarmaður eða stjórnandi. Það stjórnar skrifborðið starf, að vera mikilvægur upplýsandi tengsl milli starfsmanna og yfirmanna, viðskiptavina og starfsmanna o.fl.

Virkari starfsemi stofnunar, því meiri vandamál hennar með daglegum málefnum og Petty skipulagi gagna. framkvæmd þeirra og veitir skrifstofu stjórnanda.

Hann tryggir að öll núverandi skjöl, svo og fyrirmælum yfirboðara voru hönnuð á réttan hátt. Í þessu tilviki, röð stjórnun lið skal tímanlega á framfæri við starfsmenn félagsins, allar kvartanir frá gestum skal taka tillit til, og bjóða starfsmönnum tilkynnt til yfirvalda.

Þannig, útvistun, auk boðleiðir innan fyrirtækisins hafa hluta af stjórnendum skrifstofu.

Vinnustaður og laun

Skrifstofustjóri er þörf í hvaða fyrirtæki sem er skrifstofustjóri og að minnsta kosti nokkra starfsmenn. Í litlum stofnunum, lista yfir skyldur slíks sérfræðings er mun minni en til dæmis í stórfyrirtækis. Í stóru fyrirtæki stjórnendur skrifstofa getur verið nokkur, og hver þeirra er úthlutað til deild.

Það kemur í ljós að eftirspurn eftir slíkum sérfræðingum er alveg hár, og ef til vill mun halda áfram að vaxa. En það er horfur til starfsframa nánast enginn. Sérstaklega ef í skrifstofu stjórnun, sá ekki lengur á hvaða starfsgrein.

Vegna þess að gjöld eru ekki of flókið, samkeppni um eitt starf á rauða síst í Rússlandi, er nógu hátt - 6 manns á sætið. Laun fjármagns staðla lágt - 27 þúsund rúblur.

Menningarlega höfuðborg - Sankti Pétursborg - laun slíkra starfsmanna lægri eftir um 5-7 þúsund, og samkeppni er mörgum sinnum hærri. The lengra í jaðri landsins, því minna launa og fleiri umsækjendur um stöðu.

Nauðsynlegar persónulega eiginleika

Pantanir sem berast eftir skrifstofustjóri, þurfa yfirleitt áríðandi og hvetja framkvæmd. Því frá umsækjanda að stöðu þarf fyrst og fremst, dugnað, skjótari og stundvísi. Einnig mikilvægt er gott minni og getu til að einbeita sér.

Man, sem skylda að vera vingjarnlegur og félagslyndur vegna þess að í sumum tilvikum til viðskiptavina hún þjónar sem fulltrúi félagsins.

Skrifstofustjóri verður að hafa hæfa og rökrétt byggð tal, og haltu viðskiptasiðferði, þar sem það er oft dregist að skipulagningu fundum fyrirtæki og sameiginlegur fundur.

Gagnleg vitneskja, eins gott rafvirki eða símanúmeri afhendingu máltíða, einnig did ekki trufla. Eftir allt saman, mörg fyrirtæki panta á skrifstofu, auk satiety starfsfólk einnig fylgst framkvæmdastjóri.

Nauðsynleg færni Operations Manager

1. Fyrsta skilyrðið fyrir slíka starfsmanns - fullrar í tölvu og Netið. Ef til viðbótar við Word og Excel, tilboðsgjafi mun eiga Photoshop eða "Office pikcher Manager" - þetta er önnur ástæða til að taka starfið var hans, ekki einhver annar.
2. High-hraði prentun. Getu til fljótt að slá texta - einn af mikilvægustu fyrir skrifstofustjóri.
3. Færni í gjöf fékkst í fyrri rannsóknum er krafist ef viðkomandi er raðað í stóru fyrirtæki.
4. Færni skrifstofu. Skjalastjórnun - ein af helstu skyldum þessa tegund af sérfræðingum, þannig að án grunnþekkingar er ómissandi.
5. Fullviss notkun skrifstofubúnaðar. Fax vélar, prentara, skanna - allt þetta verður að vera á valdsviði skrifstofustjóri.
6. Læsi og diplómatísk umræðu. Skrifstofustjóri verður ekki aðeins competently miðla, hann ætti að vera fær um að leysa átök aðstæður, ef þörf krefur.
7. Erlend tungumál. Helsta alþjóðleg fyrirtæki skrifstofustjóri verður að hafa að minnsta kosti undirstöðu ensku.

Almennt starf lýsing

Skylda skrifstofustjóri kennsla samþykkt af forstjóra. Mismunandi fyrirtæki geta verið mismunandi á sumum stöðum, en almennt helstu ákvæði hennar breytist ekki. Með vinnu leiðbeiningar nauðsynlegt að kynnast áður en að undirrita ráðningarsamning, svo þú ekki kvarta ekki um þá staðreynd að framkvæma ákveðin gjöld eru ekki innifalin í áætlanir þínar.

Í almennum skilmálum er hægt að fullyrða:

• sem er ábyrgur fyrir móttöku skrifstofustjóri að vinna;
• sem hefur rétt til að losa hann frá embætti;
• sem er háð því að starfsmaður;
• sem leggur skrifstofustjóri;
• sem framkvæmir skyldur skrifstofustjóri í fjarveru hans, o.fl.

Venjulega eru skrifstofustjórar háð almennum forstöðumaður. sendiboðar eru undir skrifstofu stjórnendur, ökumenn, hreinsiefni o.fl.

Einnig, í almennum skilmálum er hægt að tilgreina, sem kunnátta starfsmaður stigi, getur þú tekið á stöðu lýst.

bein ábyrgð

Í næsta atriði um skyldur ávísað skrifstofustjóri í yfirlýsingu.

Til að halda soiskatelstvo starf umsækjendur eru oft losað í sérstakri telja, hvaða skyldur þeir gerðar á fyrri vinnu á skrifstofunni. Svo vinnuveitandi fær meiri upplýsingar um færni umsækjanda.

Hvað getur verið með í beinni skyldum stjórnanda skrifstofu?

1. Umsjón símtöl. Starfsmaður ætti að svara símtölum, eins langt og hægt er til að svara spurningum andstæðinga, auk þess að tilkynna yfirvöldum um umbeðnar upplýsingar til að flytja.
2. Eftirlit skjöl. Varðveislu skjala, eftirlit með samskiptum, skráning á pöntunum osfrv - bein skylda skrifstofustjóri.
3. Fjölföldun gagna. Á sérstöku verkefni yfirumsjónarmaður framkvæma endurtekning vinnu.
4. Framkvæmd bréfum beiðna - sem er, samskipti við samstarfsaðila, viðskiptavini eða birgja að beiðni næsta yfirmanns.

Skyldur skrifstofustjóri má með að minnsta kosti sex tegundir af vinnu. En í hvert álag á sérfræðinga í þessum flokki er ákvarðað fyrir sig.

Réttindi skrifstofustjóri

Allir kennsla skrifstofustjóri nær ekki aðeins skyldur heldur einnig réttindi.

1. Veiting upplýsinga. Að framkvæma ýmis verkefni skrifstofustjóra hefur rétt til að biðja magn upplýsinga, þ.mt trúnaðarupplýsingar sem hann þarf.
2. Voicing framför tillögur. Ef skipulag vinnu skrifstofu þarf nýjungar eða frekari fyrirmælum forstjóra, Manager rétt til að bjóða þeim að koma inn.
3. Krefjast viðeigandi vinnuskilyrði. Ef skyldur er ekki hægt að framkvæma vegna skorts á nauðsynlegum skilyrðum, skrifstofustjóri getur þurft þá að búa til.
4. Starfa innan lögsögu. Having rannsakað starfslýsingu, sem starfsmaður hefur rétt til að gera sjálfstæðar ákvarðanir og gefa fyrirmæli, en aðeins innan ramma valdsviðs hennar.

Þetta er gróft setja reglur sem hefur skrifstofustjóri. Þeir kunna að fylgja eða minnka, eftir því sérstöðu stofnunarinnar.

ábyrgð

Office Manager - verslun sem einnig felur í sér tilteknar skyldur. umfang hennar og refsing fyrir brot á réttinum til að ákvarða launagreiðendur sig. Vinsælasta atriði, sem er ábyrgur, í starfslýsingum líta svona út.

1. Fyrir vanrækslu í starfi sínu. Tafir á framkvæmd fyrirmæla og annarra vanrækslu - vín starfsmaður, sem þú verður að svara.
2. Fyrir miðlun trúnaðarupplýsinga. Ráðningarsamningar og starfslýsingar á þeim atriðum sem á trúnað upplýsinga ætti að lesa vandlega. Fyrir birtingu þess getur oft missa vinnuna.
3. Fyrir brot á hæfni kúlu. Aðgerðir utan gildissviðs hæfni starfsmanns, eru ekki leyfð.
4. Fyrir brot á reglum vinnuafl o.fl. Brot á reglum vinnuafli, eldur reglugerðir og öryggi - það er líka kúlu ábyrgð starfsmanns.

Kostir og gallar af starfsgrein

Þetta starfsgrein hefur, eins og margir aðrir, fjölda af kostum og göllum. Svo, hvað eru kostir verk telur skrifstofustjóra?

Guest starfsmenn sem vinna á þessu framan, umhyggju, fyrst af öllu, mikil eftirspurn eftir þessu starfi: að öðlast einhverja reynslu á þessu sviði, til að finna hærri greiðslu staða er auðvelt. Þessir færni er framkvæmdavald og atvinnustarfsemi, sem eru keyptar í ferlinu, eru viðeigandi í daglegu lífi. Að auki vinna sem skrifstofustjóri leyfir þér að þróa þína samskiptahæfileika.

Meðal galla - aukinn andlegu álagi reynslu starfsmanna, vegna þess að innan eins virks dags hefur að leysa mikið af fjölbreyttum málum. Að auki, leiðtoga, auk reglulegra skyldur, oft hlaðinn með skrifstofustjórar persónulegum óskum og frekari leiðbeiningar.

Þar kennarastarfið?

Skrifstofustjóri, sem er - er ljóst af framangreindu. Hins vegar, þar sem þú getur lært þessa starfsgrein?

Special deild, sem myndi undirbúa skrifstofustjórar, er ekki í neinum háskóla. En oft stjórinn vill að þessi staða var upptekinn af fólki með meiri menntun. Hvers konar menntun er það er ekki alltaf máli - aðalatriðið að umsækjandi var í framhaldsnámi. Í Provincial borgum fyrir þetta staða getur tekið jafnvel eftir 9 ára menntun. Hvert fyrirtæki ákveður sig hvað skrifstofustjóri hún þurfti.

Flestir vinnuveitendur vilja haft áhuga á öðrum eiginleikum umsækjenda:

• Hvort hann starfaði fyrst og fremst á sviði;
• hversu vel eiga tölvu;
• hvort presta veit;
• Hvort eigandi tungumálum o.fl.

Þú getur ekki hunsað mönnum tjáskiptum hæfni. Ef þessar vísbendingar allt í lagi - líkurnar á að fá starf hækkun.