Algerlega hver stofnun samanstendur af sérhæfðum deildum, þar sem hver þeirra hefur mismunandi stefnumörkun. Margir þeirra komu fram á undanförnum öldum og hafa hingað til verið í notkun. Ástæðan fyrir þessu er nauðsyn þess að framkvæma ákveðna starfsemi í skipulagningu og skiptingu vinnuafls milli sérfræðinga á mismunandi vegu. Þetta felur í sér að vinna með skjölin sem skrifstofur skrifstofunnar taka þátt í.
Hvað er skrifstofan?
Í augnablikinu eru margar túlkanir á þessu hugtaki. Frægasta skýringar orðabækur segja að skrifstofan er deild í stofnun eða stofnun sem stýrir skrifstofuvinnu. Í fyrirtækjum má rekja fjölda starfsmanna þessa deildar til sérfræðinga sem vinna með skjalasafnið þar sem skjölin eru geymd og hluti nýrra skjala. Í sumum tilvikum fylgjast starfsmenn frá þessum deild um framboð á nauðsynlegum skrifstofuvörum, kaupum ef skortur er á viðbótaratriðum. Þrátt fyrir almenna misskilning er skrifstofan mikilvægasti þátturinn í hvaða stofnun, sérstaklega ef það virkar fyrir stjórnvöld og hernaðarlega tilgangi. En í þessu tilviki er meðal helstu ábyrgð sérfræðinga á skrifstofunni að búa til, vinna, skrá og geymslu skjala sem fara fram í ströngu leynd.
Hver vinnur í þessum deild?
Í litlum fyrirtækjum er skrifstofan lítið herbergi þar sem tveir til fjögur manns starfa, þar með talið framkvæmdastjóri, skoðunarmaður til að hafa umsjón með framkvæmd pantanir og machinists, stundum eru þeir allir skiptir af einum skrifstofustjóra. Í stórum stofnunum getur deildarþjónustan vaxið í allt að 15-20 manns.
Við getum sagt að skrifstofan sé eini hluti stofnunarinnar sem hefur bein tengsl við öll önnur hluti fyrirtækisins á öllum stigum vinnunnar